Скрытые налоговые ловушки удаленной работы: реальные компании, реальные ошибки

Избегайте дорогостоящих ошибок в соблюдении нормативных требований: реальные примеры взаимосвязи заработной платы, налогообложения и рисков подрядчиков

Удалённая работа изменила подход компаний к найму сотрудников, их деятельности и развитию. Но гибкость влечет за собой сложности, особенно когда речь идёт о налогах.

Многие компании предполагают, что налоговые обязательства возникают после регистрации компании , но на самом деле налоговые органы заботятся о том, где фактически осуществляется работа. Это означает, что удаленные сотрудники, подрядчики и даже основатели компании могут случайно столкнуться с непредвиденными налоговыми счетами, обязательствами по выплате заработной платы или проблемами с соблюдением законодательства в разных странах.

Давайте рассмотрим реальные примеры того, как компании неправильно оценили налоговые риски удаленной работы, а также то, чему ваш бизнес может научиться из них.

Пример 1: американский стартап, который проигнорировал государственные налоги

Ошибка: быстрорастущий SaaS-стартап разрешил сотрудникам работать из разных штатов США, предполагая, что налоги на заработную плату останутся привязанными к их штаб-квартире.

Что случилось?

• У сотрудников в Калифорнии, Нью-Йорке и Техасе возникли обязательства по уплате налога на заработную плату.

• В каждом штате требовались корпоративные налоговые декларации, штрафы за просрочку и документы о соответствии требованиям.

• Компания потратила месяцы на распутывание юридических проблем и выплату тысяч налоговых задолженностей.

Извлеченный урок: налоги с заработной платы уплачиваются по месту фактической работы сотрудников, а не по месту регистрации компании. Если ваша команда работает в нескольких штатах, вы можете быть обязаны платить налоги с заработной платы, даже не имея там офиса. ( NCSL.org )

Пример 2: SaaS-компания, которая стала немецким налогоплательщиком, сама того не зная

Ошибка: американская SaaS-компания наняла удаленного разработчика из Германии в качестве подрядчика, чтобы избежать уплаты налогов на заработную плату.

Что случилось?

• Разработчик работал полный рабочий день над основными задачами и только для этой компании.

• Немецкие налоговые органы переклассифицировали подрядчика как наемного работника.

• Компания была вынуждена зарегистрироваться для уплаты корпоративного налога в Германии из-за правил постоянного представительства (PE).

Извлечённый урок: наём подрядчиков не всегда защищает вас от налоговых рисков. Если подрядчик работает полный рабочий день, в течение длительного периода и выполняет основные бизнес-задачи , он может юридически считаться сотрудником , создавая обязательства по начислению заработной платы и уплате корпоративного налога в своей стране. ( Fincent.com )

Пример 3: Австралийская фирма, переплатившая налоги из-за двойного налогообложения

Ошибка: маркетинговое агентство из Сиднея разрешило сотрудникам работать удаленно из разных стран, не сверившись с местным налоговым законодательством.

Что случилось?

• Сотрудники неосознанно нарушили правила налогового резидентства в принимающих странах.

• Они облагались налогами как в Австралии, так и в стране своего временного пребывания , что приводило к двойному налогообложению и спорам о заработной плате.

• Компании пришлось реструктурировать контракты и скорректировать порядок расчета заработной платы.

Извлеченный урок: налоговое резидентство сотрудника может меняться в зависимости от местных правил. Во многих странах удалённые работники облагаются налогом по истечении 183 дней, что означает, что компаниям необходимо проверять двусторонние налоговые соглашения, чтобы избежать непредвиденных обязательств. ( Journal of Accountancy )

Пример 4: Цифровое агентство, основанное в Эстонии, но по-прежнему сталкивающееся с глобальными налоговыми рисками

Ошибка: Цифровое агентство, ориентированное в первую очередь на удаленную работу, считало, что регистрация в Эстонии через электронное резидентство полностью устранит глобальные налоговые проблемы.

Что случилось?

• Программа электронного резидентства в Эстонии помогла им создать удобную для бизнеса корпоративную структуру.

• Однако их сотрудники и подрядчики работали из разных стран , что приводило к возникновению местных налоговых обязательств.

• Некоторые работники в Испании, Германии и Канаде создавали риски, связанные с налогом на заработную плату и прямыми ставками , несмотря на то, что компании были эстонскими.

• 
  

Извлечённый урок: регистрация компании не отменяет местное налоговое законодательство. Электронное резидентство Эстонии — отличный инструмент для цифрового бизнеса, но если сотрудники или подрядчики работают за границей, местные налоговые правила всё равно применяются. Компании должны отслеживать, где работают сотрудники , чтобы избежать непредвиденных налоговых обязательств.

Ключевые выводы: как избежать этих ошибок

• Отслеживайте, где фактически работают ваши сотрудники и подрядчики. Налоговые обязательства привязаны к фактическому местонахождению, а не только к регистрации вашей компании.

• Изучите правила налогообложения в штатах и на международном уровне. Даже без офиса ваша компания может быть обязана платить налоги в нескольких местах.

• Работа независимых подрядчиков не всегда свободна от рисков. Неправильная классификация может привести к задолженности по заработной плате и корпоративному налогу.

Если вы регистрируетесь в стране с благоприятным налоговым режимом, не думайте, что это полностью устраняет местные налоговые риски. Работа за рубежом может повлечь за собой необходимость соблюдения налоговых требований.

Ваша компания нанимает иностранных сотрудников? Сейчас самое время пересмотреть свои налоговые обязательства, прежде чем к вам постучатся власти.

Хотите оценить налоговые риски, связанные с удалённой работой? Давайте поговорим . Просто нажмите кнопку «Связаться с нами» во всплывающем окне, чтобы начать чат.