Удалённая работа и налоги: что компаниям нужно знать, пока не стало слишком поздно

Налоговые риски при удаленной работе: как соблюдать требования и избежать штрафов

Удалённая работа превратилась из временного решения в постоянную. Компании нанимают специалистов по всему миру — везде, где есть лучшие специалисты. Это невероятная возможность, но есть одна вещь, которая застаёт многие компании врасплох: налоги .

Если в вашей компании есть сотрудники или подрядчики, работающие в разных местах, ваша налоговая ситуация может быть сложнее, чем вы думаете. Возможно, у вас уже есть задолженность по налогам в юрисдикциях, куда вы не планировали переехать. А поскольку налоговые органы уделяют всё больше внимания удалённой работе, компании больше не могут позволить себе игнорировать это.

Рост удаленной работы и связанные с ней налоговые вопросы

Наши методы работы быстро меняются, и цифры это подтверждают:

• К 2030 году более 92 миллионов рабочих мест по всему миру будут полностью переведены на удаленную работу, что на 25% больше, чем сегодня. ( Всемирный экономический форум )

• Все больше специалистов предпочитают работать в качестве независимых подрядчиков, а не штатных сотрудников.

• Компании все активнее нанимают иностранных специалистов , чтобы получить доступ к талантам по всему миру и оставаться конкурентоспособными.

  
  

Этот сдвиг открывает захватывающие возможности, но также и новый уровень сложности налогообложения , к которому большинство компаний не готовы.

Скрытые налоговые риски удаленной работы

Если в вашей компании есть удалённые сотрудники или подрядчики, вполне вероятно, что у вас уже есть налоговые обязательства, о которых вы не догадывались. Вот почему:

1. Возможно, вам придется платить налоги в большем количестве мест, чем вы думаете

Если сотрудник работает из другого штата или страны, ваша компания может создать там налоговое присутствие («связующее звено»), а это значит, что вам может потребоваться:

• Зарегистрируйтесь для уплаты корпоративного подоходного налога в этой юрисдикции.

• Обеспечивать соблюдение требований по налогообложению заработной платы сотрудников в разных штатах и странах.

• Подавайте дополнительные налоговые декларации , даже если у вас там нет офиса.

Многие компании не осознают, что у них возникли эти обязательства, пока не получат неожиданный налоговый счет. ( NCSL.org )

2. Ваши сотрудники могут переплачивать (или недоплачивать) налоги

Если удаленный сотрудник работает из штата или страны, отличной от того, где находится ваш бизнес, он может нести ответственность за:

• Подача декларации о доходах в двух местах.

• Двойное налогообложение в зависимости от местных налоговых соглашений (или их отсутствия).

• Неожиданные штрафы за подачу неправильных документов.

Большинство сотрудников не знают о существовании этих правил, пока не наступает налоговый период. ( Journal of Accountancy )

3. Независимые подрядчики могут создавать корпоративные налоговые обязательства

Многие компании используют независимых подрядчиков вместо штатных сотрудников, чтобы упростить процесс расчета заработной платы. Но если эти подрядчики:

• Работая на одном месте в течение длительного времени ,

• Выполнение основных бизнес-функций ,

• Используя местные ресурсы ,

…это может означать, что у вашей компании есть постоянное представительство (ПП) в этой стране, а значит, применяются местные корпоративные налоги . ( Fincent.com )

Правительства быстро догоняют

Если вы думаете, что налоговые органы ещё не разобрались с этим, подумайте ещё раз. Страны обновляют налоговое законодательство, чтобы не дать компаниям уклоняться от уплаты налогов :

• США ужесточают правила налогообложения штатов , вынуждая компании пересмотреть свои налоговые обязательства.

• ЕС работает над более строгими соглашениями о трансграничном налогообложении , чтобы закрыть лазейки в налогообложении удаленной работы.

• Такие страны, как Новая Зеландия, создают новые визовые программы , чтобы сделать налоговые правила более понятными для цифровых кочевников и удаленных сотрудников. ( NYPost.com )

Это означает, что компании, которые не управляют своими налоговыми рисками заблаговременно, могут столкнуться с неприятными сюрпризами.

Как компании могут решить проблемы с налогообложением удаленной работы

Если в вашей компании есть удаленные сотрудники или вы планируете расширить найм сотрудников за пределы вашей местной юрисдикции, вот что вы можете сделать сейчас:

1. Оцените, в какой области вы находитесь, подвергаясь налоговым рискам

Оценка налоговых рисков, связанных с удаленной работой, поможет вам понять:

• Где находятся ваши сотрудники и подрядчики (и как это влияет на ваши налоговые обязательства).

• В каких местах возникают корпоративные налоговые риски из-за налоговых связей или правил постоянного представительства.

• Как обеспечить соблюдение требований по начислению заработной платы и подоходному налогу в различных юрисдикциях.

2. Рассмотрите более разумную корпоративную структуру

Многие компании реструктурируют свою деятельность, чтобы минимизировать налоговые риски и при этом упростить соблюдение нормативных требований. Некоторые выбирают:

• Создайте юридическое лицо в юрисдикции с благоприятным налогообложением , которая поддерживает удаленную работу.

• Воспользуйтесь программой электронного резидентства Эстонии , которая позволяет предприятиям работать удаленно с упрощенной структурой налогообложения.

• Разработайте отдельные правила найма для сотрудников и подрядчиков, чтобы избежать нежелательных налоговых сюрпризов.

3. Разработайте правильную стратегию налогообложения и соблюдения законодательства уже сейчас

Самая большая ошибка компаний — ждать налогового периода, чтобы разобраться во всём. Вместо этого, работа со специалистами, разбирающимися в налогообложении удалённой работы, может помочь:

• Предотвратить штрафы и проверки.

• Сократить ненужные налоговые обязательства.

• Обеспечьте соблюдение требований без прерывания бизнес-процессов.

Ваша удалённая команда не должна стоить вам больше, чем она должна стоить. Давайте это исправим.

Если в вашей компании есть сотрудники или подрядчики, работающие удаленно , сейчас самое время позаботиться о потенциальных налоговых обязательствах — прежде чем налоговые органы сделают это за вас.

Хотите узнать, как обстоят дела с вашей компанией? Давайте поговорим . Просто нажмите кнопку «Связаться с нами» во всплывающем окне, чтобы начать чат.